度假后收件箱塞满了？如何处理这种情况
度假后收件箱塞满了？如何处理？
上个月，在疫情期间，我只休了几天假，没有享受到任何大型豪华的度假。当时我觉得自己彻底筋疲力尽，我知道我亟需为我的工作沟通设定界限。所以我把我的Slack状态设置为小棕榈树表情，甚至把这个应用从手机上删除，这样我在度假期间就看不到有人给我发消息了（因为符号旁边的小“1”肯定会引起我的好奇心，我肯定会去读那条消息）。到此为止，一切都很简单。然而，我还需要处理我职业生涯中真正低谷的一部分：我的电子邮箱。
于是，我写了一封自动发送的“离岗邮件”，清楚地指明我将离开的时间。然后我为自己感到非常自豪。毕竟，我应该自己优先考虑，去年我一整年几乎每天都眼睛空洞地打开一封又一封无关紧要的邮件，其中九成都以“亲爱的Olivia，希望你一切都好！”开头。但事情并没有那么简单。当我在第一个工作日打开我的Gmail邮箱时，我立刻收到了1400封未读邮件，我瞬间感到紧张，甚至想哭，接着我多想把我的笔记本电脑狠狠地合上，然后从我公寓窗户扔到我家“办公室”外面的地铁轨道上。我的第三个反应是删除我邮箱里的每一封邮件，假装从未收到过。这个策略肯定会节省我很多时间和情绪压力。但是，这样做会不会对给我写信的人非常不负责任呢？如果我因此错过了真正重要的事情怎么办？
最终，我还是决定花时间打开我度假期间收到的每一封邮件。这个过程持续了很久，非常耗费精力。我必须承认，没有一封邮件真的那么重要，以至于如果我真的忽略了它，会产生灾难性的后果。大多数邮件甚至不需要我回复。事后来看，整个过程对我来说既毫无意义又痛苦不堪，这让我深思。也许，将来我真的应该直接删除我在度假期间收到的所有邮件。如果我在我的下一封离岗邮件中要求那些有真正重要事情的人在我回来后再与我联系，那么我就再也不用在这一堆实际上无关紧要的邮件中挣扎了。
所以，在度假后，我考虑了这种策略用于未来的“离岗邮件”，并希望与一些专家讨论一下他们是否认为这种方法是明智的。于是我联系了《退订：如何摆脱电子邮件焦虑，避免分心，完成真正的工作》一书的作者Jocelyn K. Glei，以及《没有电子邮件的世界：在沟通泛滥中更加专注地工作》一书的作者Cal Newport。但写了整本书来讲述电子邮件如何毁掉我们生活的人的问题是，他们非常擅长忽略自己的电子邮件。也许他们的沉默就是我的信号，删除所有邮件是完全可以接受的。然而，我还是觉得自己需要征求一下专业意见。
因此，我与《焦虑工具包：调整你的思维、克服困境》的作者艾丽斯·博伊斯博士进行了交谈。根据博伊斯博士的说法，你在度假期间的电子邮件策略应该取决于你在工作时间如何处理电子邮件。她在电话中告诉我：“我认为最重要的是：你的主要任务是什么？是沟通吗？”例如，如果你在公关或传媒行业工作，博伊斯博士解释说，立即将你的收件箱归零可能既不合适也没有意义。然而，她有其他策略可以帮助你处理这种电子邮件泛滥。
我向她讲述了我收到1,400封电子邮件的问题，以及其中大部分邮件并不需要我直接回复。在这种情况下，博伊斯博士认为，我可以设定一条规则，即删除任何不直接发给我的电子邮件。这包括广告、”回复所有”邮件和广为流传的抄送邮件。当然，要识别这些电子邮件，你仍然需要阅读主题行-但这仍然比必须打开每封邮件要好，对吗？我立刻被说服了。
博伊斯博士采取的另一个解决电子邮件疲劳的绝佳方法是拥有两个不同的电子邮件账户。我知道你现在在想什么：拥有两个邮箱需要检查，怎么可能会减轻压力呢？非常简单：博伊斯博士的一个电子邮件地址是公开的，任何人都可以找到。它用作接收不认识她的人的“收集器”，例如她以前没有合作过的人或垃圾邮件。她的第二个私人邮箱只提供给特定的人使用-例如她正在积极合作或与之有现有个人或职业关系的人。通过这种方式过滤电子邮件，她可以减轻自己必须阅读或回复“公开”邮箱中的消息的压力。此外，如果她希望，她还可以完全忽略这些邮件，因为她知道真正重要的邮件只会出现在另一个邮箱中。
博伊斯博士说：“我认为这个系统相当有效。”她补充说：“我可以有效地忽略在我的工作邮箱中来自陌生人的一切。”然而，她警告说，使用多个邮箱的方法也可能导致你错过一些机会。取决于你是谁以及你的工作性质，这个风险可能是值得的，有时错过一些消息也无妨。在这方面，我们必须仔细权衡自己的抱负和心理健康。
然而，博伊斯博士认为最大的问题是，许多地方对于离岗人员的自动回复已经变得毫无意义，尤其是在美国。每年夏天，Twitter（或“X”）都充满了比较欧洲的做法（“我将在9月18日之前不工作。所有电子邮件将自动删除。”）和美国的做法（“我在医院里。电子邮件回复可能会延迟最多30分钟。对造成的不便表示抱歉！如果紧急，请在急诊室联系我…”）的帖子。
欧洲人的离岗通知是这样的：“我将在9月18日之前不工作。所有电子邮件将自动删除。”美国人：“我在医院里。电子邮件回复可能会延迟最多30分钟。对造成的不便表示抱歉！如果紧急，请在急诊室联系我…”
— Leanna Orr (@LeannaO) 2020年7月10日
欧洲人的离职邮件：“我要去夏令营了，九月再发邮件吧。”美国人的离职邮件：“我离开办公室两个小时去做肾脏手术了，但你可以随时联系我手机。”
— Samuel Pollen (@samuel_pollen) 2021年4月30日
正如之前提到的，我一开始对于我的离职邮件中没有写上“回复可能需要更长时间”感到非常自豪。相反，我直接强调我在度假期间不会查看我的电子邮件。不幸的是，我们的社会并不像我希望的那样尊重这些“离职邮件”。 “我注意到你永远不知道这个自动回复是否真实”，Boyes博士说。你经常会收到一封自动离职邮件 – 然后很快会收到你写信给的人的真正回复。“我认为很多人在度假期间打算只完成特定的工作任务 – 比如回复只需要简短消息的电子邮件。但这些任务会累积起来，然后越来越多”，Boyes博士说。“如果你在度假期间稍微开启这扇门，最后你会做得比你原本打算的更多。这会让你完全脱离度假模式。”而且，它会影响那些试图联系你的人的期望。未来，他们可能会认为你仍然可用。“我认为没有人再相信这些离职消息了”，Boyes博士说。“收到这种消息的人可能会想：’哦，那意味着我可能只需要几个小时才能得到回复，或者我可能晚上才收到邮件’，而不是真的相信回复实际上要到下周才会来。”
那么我们该如何摆脱我们似乎生活在其中的电子邮件地狱呢？因为这是一个文化问题，所以没有简单的答案 – 尤其是对于我们这些在初级职位上工作的人来说。但是，如果你能够在度假期间真正只通过离职通知与他人进行沟通，那可能不仅对你自己的心理健康有积极影响。“试着成为别人的榜样。即使你不能完全忽视度假期间的工作，至少尊重别人的假期和离职通知，不要让他们感到压力。”如果我们能更多地尊重和赞赏这些消息，我们就会越来越接近一个社会，在那里在放松的假期之后，“全选>删除”是完全可以接受的选择。
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