为什么跟进邮件让人感觉如此被羞辱?

为什么跟进邮件让人感觉被羞辱?

现在是周四下午15:12,你坐在键盘前手指发麻。两周前,你的同事向你保证,他会在周四下午,也就是现在,关于一项资助申请向你回复。他有足够的时间在截止日期之前完成。整整两周!而且你们上周还在办公室讨论过!你再次检查他最后一封邮件,当然里面没有新内容。你刷新了收件箱,但没有新邮件。你去厨房喝杯咖啡,然后再次查看邮件。还是没有。

现在你坐在这里,截止日期即将到来,痛苦地考虑是否应该给你的同事发一封跟进邮件。

你在脑海中思考你的选择:

“再次联系一下…” – “想要了解一下…” – “让它再次置顶…” – “如果你的邮件我没有收到…” – “友善提醒…” – “小小询问…” – “回来跟进…”

所有这些选择让你感到不安。你感觉自己像一个乞求父母的孩子,或者像一个不明白你们之间不可能有什么的Tinder配对。但这不是家庭或约会的情景,而是一个职业情况。为什么你要如此渴望地要求重要的反馈呢?

而这正是跟进邮件让人感到羞辱的地方。当你再次尝试联系某人时,很难找到不乞求、讨好或有点尴尬的措辞。每封跟进邮件都有所不同;你给同事写的可能与给客户写的不同,对于一份工作申请的礼貌追踪,你可能会选择不同的语气。寻找适合每种情况的正确措辞本身就感觉像一项独立的工作。

尤其是在如今几乎无法回避跟进邮件的情况下。办公室员工已经忙于其他任务,(自疫情以来持续不断的)裁员改变了世界各地的团队结构,疫情本身促使许多人在职业上进行转型,导致了更多的团队空缺。生活成本的上涨导致我们的实际工资下降,而对员工的压力却增加。正是由于这种经济危机,空缺职位的再补充变得更加罕见。在所有这些情况下,不是每封邮件都能收到回复,这并不令人意外。

这些邮件本身就会带来额外的压力。多年来,员工每天收到的电子邮件数量不断增加。来自同事、上级和陌生人的不断涌入的信息流在许多行业中甚至在下班后也不会停息。根据E-mail平台Superhuman进行的Wakefield Research的一项美国研究发现,38%的受访办公室员工因为“电子邮件疲劳”而愿意辞职。这是正确的 – 因为根据加利福尼亚大学在2016年的研究,“每小时花在电子邮件上的时间越多,每小时的压力就越大。”同样的研究人员得出结论,压力大的员工回复电子邮件的速度可能更快,但质量却更差。正如《纽约客》所说:电子邮件“让我们的生活变得糟糕”。

如果一个人不回复你的消息,对此感到非常生气,那就有点可笑了。也许你已经厌烦了给你的同事再发一封邮件——但是也许下周这个同事就必须给你发一封邮件,因为你没有回复他的邮件。至今为止,每封邮件都立即回复的人,先扔石头吧!

不管忽视你的人是因为突然有更紧急的事情要做了,个人事务繁忙,还是简单地忘记了你的邮件:人终究是人,不是机器人。虽然这可能很烦人,但很多人(包括我)并没有精力把邮件礼仪放在其他事情之上。

而我们现在陷入了一个尴尬的境地:后续邮件很烦人,但我们的工作方式确实离不开它。也许我们必须接受,我们职业生活中有些事情让人感到尴尬(是的,我指的是你,LinkedIn!),这就是其中之一。

但至少根据一些人际关系和沟通专家的说法,有几种方法可以让你的后续邮件更加成功。

如何写一封成功的后续邮件

在你生气地敲击键盘之前,你应该先问问自己:我的第一封邮件真的需要后续邮件吗?反馈是很好的——但是如果你对于特定的下一步并不真正需要反馈,那么这一切都不值得。

职业平台I Like Networking的创始人Isabel Sachs解释说,如果一封邮件需要明确的回复,那么确实值得写一封后续邮件,但你仍然应该耐心和宽容。“如果你已经写了一封邮件,等待14天再发送下一封。有时候人们可能只是在度假或者有私人事务繁忙,”她说。“但我会说:如果邮件对话还没有结束,你需要明确的肯定或否定,那么你应该再次联系对方。但无论如何,要始终保持礼貌,因为我们无法知道对方当天的心情如何,他们目前的私人情况如何,以及你们之间可能存在的文化差异。”

但是,如果确实需要后续邮件,你应该如何表达呢?People Managing People的人力资源专家David Rice建议你要明确。他说:“要礼貌,但要简洁。在主题行中清楚地说明问题,直接点明重点。”他补充说,你也不一定需要开头。 “你不需要将邮件标识为后续消息。如果你直接涉及相关主题,并且自上次邮件以来没有过去三周,那么对方肯定已经知道在谈论什么。你的目标是推动已经以某种方式开始的对话。所以不要拐弯抹角,直截了当地开始。”

最后,这是一个职业场合,直接和透明是不同于侵扰。你也不会因此得罪任何人。如果你仍然担心接收方对你的邮件会有何看法,Isabel建议你在发送之前问自己:我会当面对这个人说这些话吗?我觉得收到这封邮件也没问题吗?如果你两个问题都能回答“是”,那么你可以放心地点击“发送”。

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